- GDPR & Privatlivsbeskytelsespolitik for Bushi Karate & Combat Sport:

Dataansvar: Bushi Karate & Combat Sport (Bushi) er dataansvarlig i forbindelse med behandling af de persondata, som er nødvendige til behandling af:
• Medlemmer hos Bushi
• Statistik ifm. medlemsantal deltagelse i stævner/resultater, klubarrangementer og til Gribskovkommune
• Forældre/værge for børn som er medlemmer
• Frivillige og trænere som bidrager til klubben virke

Disse oplysninger benævnes ”Medlemsoplysninger”, og dækker over medlemskabets livscyklus.

Bushi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 om generel databeskyttelse (”Forordningen”) og Databeskyttelsesloven lov 502 af 23. maj 2018 samt løbende udmeldinger og vejledninger fra datatilsynet.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål

- Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Erling Marcussen
Adresse: Skovgårdsvej 15
CVR-/SE nr.: 3280 0653
Telefonnr.: +45 22385818
eMail: info(at)bushi.dk
Website: www.bushi.dk

- Grundlæggende principper for behandling af persondata:
Bushi sikrer en fair og transparent behandling af de persondata, som vi registrerer og opbevarer.

- Vi behandler alle persondata i overensstemmelse med de grundlæggende principper for god databehandlingsskik, der sikrer, at persondata:
• Behandles lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde
• Alene indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål og ikke viderebehandles på en måde, som er uforenelig med disse formål
• Er tilstrækkelig relevante og begrænsede til, hvad der er nødvendigt i forhold til formål
• Er korrekte og om nødvendigt ajourførte
• Ikke opbevares længere end det er nødvendigt i forhold til formålene
• Sikrer tilstrækkelig sikkerhed og fortrolighed, så kun de personer der har et arbejdsbetinget behov kan tilgå dine persondata

- Behandling af personoplysninger:
For at sikre korrekt behandling af medlemsoplysninger behandler Bushi en række persondata på personer, som der oplyses om i forbindelse med oprettelse af medlemskab og som indsamles i forbindelse med medlemskabet.

- Bushi indsamler, behandler og opbevarer medlemsoplysninger og persondata i forbindelse med:
• Oprettelse af personen i relevante medlemssystemer
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• E-mail historik vedrørende sagsbehandling der vedrører din korrespondance med Bushi
• SMS/e-mail advisering om træningsforhold, nyhedsbreve og nyheder på Bushi’s websider.
• Gennemførelse af almindelige administrative behandlinger
• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, gradueringsoplysninger og stilartstilhørsforhold
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene/værge
• Registrering af login til relevante systemer
• Udarbejdelse af statistik på baggrund af deltagelse i konkurrencer/turneringer, kurser relateret til sporten i klubben
• Medlemsdata pålagt Bushi som forening herunder medlemsstatistik til Gribskov kommune og Dansk karateforbund samt SKIF.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen og du kan altid oplys om du ønsker at optræde på vi vil respektere dette
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Medlemmer der opnår Dan grader (sortbælte) navngives på webside. Medlemmer som forlader klubben vil fremgå af listen op til et år efter udmeldelse.

- For trænere og ledere i Bushi indsamles udover ovenstående følgende oplysninger:
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
• CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
• Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Retsgrundlaget for Bushi´s behandling af persondata: Vi baserer vores behandling af dine persondata på følgende retsgrundlag:
• Bushi’s retlige forpligtelser, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra b, for opfyldelse af kontrakt (medlemskab)
• Bushi’s legitime interesser. jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra f, som går forud for dine interesser og grundlæggende rettigheder. Det omfatter behandling af dine persondata til brug for medlemsstyring samt udarbejdelse af statistik eller til brug for vurdering af, om Bushi’s formål er opfyldt til enhver tid.
• Dit samtykke, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra a, og art. 9, stk. 2, litra a.
• Hvis Bushi har et lovligt grundlag for at indhente og behandle dine persondata, som ikke er omfattet af ovenstående, oplyser Bushi dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata.
Indsamling af oplysninger er normalt udleveret af dig fx ved indmeldelse. Vi kan i nogle tilfælde modtage oplysninger fra andre kilder:
• Idrættens hovedorganisationer, fx oplysninger om klubskifte, karantæner og kursusdeltagelse
Klub aktiviteter på internettet og sociale medier.

Bushi driver en webside som er tilgængelig for besøgende uden noget tilhørsforhold til Bushi samt websiden har et område kun for medlemmer, som kræver login. Udover websiden anvendes forskellige Sociale medier til at synliggøre vores aktiviteter. Du gøres derfor opmærksom på, at når du anvender sociale medier gælder de regler som du har accepteret ved brug af det sociale medie, og der er uden for Bushi’s kontrol.

- Situationsbilleder:
For at kunne synliggøre Bushi som karate klub tager situationsbilleder af vores aktiviteter fx træningssituationer, deltagelse turneringer og andre sociale sammenhæng i klubben op Internettet og forskellige sammenhæng. Bushi offentliggøre kun harmløse billeder og hvert enkelt billede vurderes inden offentliggørelse. Vi vurderer om eventuel offentliggørelse, af den afbildede ikke med rimelighed må kunne føle sig udnyttet, udstillet, eller krænket.

- Samtykke:
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor, eller som er specificeret i samtykket, som er et separat dokument/registrering.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi konkret vurdering af, om barnet selv kan give samtykke og skal være fyldt 16 år. Børn under 16 år indhenter vi samtykke fra en forælder/værge. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

- Videregivelse af dine personoplysninger:
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredje part fx markedsføringsvirksomheder uden dit samtykke.

- Opbevaring og sletning af dine personoplysninger:
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, eller som leder eller træner ulønnet som lønnet.
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets/hvervet ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

- Medlemmer:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
• opbevaring af oplysninger med historiskværdi til statistik og lignende, vil oplysningerne blive pseudonymiseret, hvor det er muligt.

- Lønnede ledere og trænere:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, gemmes jf. bogføringsloven i 5 år plus igangværende regnskabsår.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historiskværdi for vores forening.

- Dine rettigheder:
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig.
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til bestyrelsen. Hvis du fx henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet, hvis du ikke mener vi har overholdt vores forpligtelser.

- Revidering af privatlivspolitikken:
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil altid være tilgængelig på vores webside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
På vegne af bestyrelsen i Bushi Karate & Combat Sport, udgivet april 2021, version 2.

../Erling Marcussen (Grundlægger, chefinstruktør, formand og børneinstruktør)